Indexaciones

Proyectos de indexación

Como grupo, hemos llevado a cabo varios proyectos con el objetivo de facilitar el acceso a la información de los antepasados a los investigadores. 

Primero, contactamos con varios archivos en Almería para conocer la situación del patrimonio documental que custodian. 

Dado que el acceso a los registros de interés para los genealogistas no era el adecuado, solicitamos a los tres archivos más importantes que digitalizaran y difundieran libremente en Internet todo lo que custodian en sus sedes.

Dos de esos archivos digitalizaron y difundieron una pequeña parte de su inventario, pero el más relevante para los investigadores, aunque se preocupó de ir digitalizando sus libros, se negó rotundamente a difundirlos en la red. 

Paralelamente a esas solicitudes, iniciamos un proyecto de indexación que nos enseñó mucho sobre las dificultades que presentan los documentos antiguos para ser transcritos correctamente. De manera progresiva, diseñamos un sistema de indexación colectivo que resultara sencillo pero también entretenido.

Posteriormente, surgió el inconveniente de que no se podían difundir públicamente todas las indexaciones porque una parte de ellas eran imágenes que carecían del permiso para su difusión. La solución fue participar en un proyecto de indexaciones de imágenes privadas para poder difundirlas.

Proceso de indexación en nuestro grupo

Recibimos numerosas consultas de investigadores sobre los proyectos de indexación en nuestro grupo, así como opiniones en otros dedicados a la genealogía sobre esta laboriosa tarea. 

En primer lugar, la indexación implica extraer los datos más relevantes de los registros contenidos en un libro o archivo. Estos registros pueden ser de bautismos, matrimonios, expedientes matrimoniales, defunciones, confirmaciones y padrones, entre otros.

En los proyectos de indexación que hemos desarrollado durante más de cinco años, solemos indexar los siguientes datos:

Bautismos: Libro, página, número de registro, fecha de partida, fecha de bautismo, fecha de nacimiento, nombre del bautizado, nombres y apellidos de los padres y abuelos, nombres y apellidos de los padrinos, y lugar de origen de todos los mencionados.

Matrimonios y expedientes matrimoniales: Libro, página, número de registro, fecha del evento, nombres, apellidos, edad y estado civil de los contrayentes, nombres y apellidos de los padres, nombres y apellidos del viudo/a, y lugar de origen de los contrayentes y sus padres.

Defunciones: Libro, página, número de registro, fecha del entierro, fecha de defunción, nombres, apellidos, edad, estado civil y naturaleza del difunto, causa de la muerte, nombres y apellidos del cónyuge, información del notario y fecha del testamento (si lo hubo), y nombres y apellidos de los albaceas.

Confirmaciones: Libro, página, fecha, nombres de los confirmados, y nombres y apellidos de los padres.

Padrones: Libro, página, dirección, nombres, apellidos, estado civil y edad de todos los miembros que residen en cada casa.

Como se puede observar, en nuestros proyectos, la indexación se asemeja más a un vaciado que a un índice simple. Un vaciado implica extraer casi la totalidad de la información contenida en cada registro.

¿Quiénes participan en nuestros proyectos de indexación y por qué lo hacen?

Todas las personas interesadas en contribuir a nuestros proyectos de indexación son bienvenidas, independientemente de su experiencia previa. Nuestras instrucciones son distintas a las de otros proyectos, por lo que no es necesario tener experiencia previa.

Si nunca has participado en la indexación, no te preocupes, te guiaremos en el proceso. Aunque al principio pueda parecer complicado, con algunas sesiones de práctica aprenderás rápidamente cómo funciona.

Desde 2018, hemos llevado a cabo proyectos de indexación de manera continua. Muchos colaboradores han formado parte de nuestro equipo a lo largo de los años, y algunos de ellos siguen trabajando con nosotros en la actualidad. Agradecemos infinitamente su valiosa contribución, que beneficia a numerosos investigadores en la búsqueda de información sobre sus antepasados.

Las personas se unen a nuestro grupo de indexación por diversas razones. Algunos lo hacen para formar parte de una comunidad solidaria, mientras que otros buscan pistas sobre sus ancestros en los pueblos que se indexan o se han indexado previamente. 

Ambos motivos son válidos para unirse a esta aventura, pero el primero ofrece más ventajas. La principal ventaja de colaborar por solidaridad es que, con el tiempo, tus ojos se acostumbrarán a la, en ocasiones, compleja escritura de los registros. 

Si en algún momento disponemos de imágenes para indexar de los pueblos que te interesan, contarás con una experiencia previa que te resultará muy útil.

Sistema de indexación utilizado

Aunque la indexación puede ser una tarea tediosa y monótona, hemos trabajado para hacerla más amena y dinámica mediante la creación de grupos en Facebook y Messenger, donde los participantes pueden plantear sus dudas y compartir experiencias.

En general, no estarás indexando en solitario, ya que normalmente compartirás la plantilla con otros indexadores y repasadores que te guiarán a lo largo del proceso. Para comenzar a indexar un lote, necesitamos que nos proporciones una dirección de correo electrónico, preferentemente de Gmail, para compartir contigo las imágenes, la plantilla y las instrucciones de tu lote asignado a través de Google Drive. Una vez que recibas todo lo necesario, podrás empezar a indexar.

Es posible que algunos indexadores, después de varios días, no puedan continuar por diversas razones, como olvidarse del proyecto o decidir no seguir adelante. En estos casos, reasignamos su lote a otro indexador con mayor disponibilidad y, si desean retomarlo en el futuro, se les asignará un lote diferente.

Aunque no establecemos un plazo específico para completar cada lote, buscamos evitar demoras innecesarias en la implementación de cada uno. Los indexadores suelen darse cuenta rápidamente del tiempo necesario para completar uno. Ofrecemos lotes de diferentes tamaños, adecuados tanto para quienes dedican mucho tiempo a la indexación como para quienes disponen de pocas horas semanales. Al informarnos sobre tu disponibilidad, te asignaremos el lote más adecuado para ti.

Los repasadores desempeñan un papel crucial en este proceso, puesto que son indexadores experimentados que se dedican principalmente a verificar y mejorar la calidad de las indexaciones realizadas por otros.

Una vez que todos los lotes estén completos, los unificamos y los publicamos para que puedan ser consultados por los interesados.

Criterios de indexación

Al iniciar esta aventura, tuvimos que establecer una plantilla, instrucciones y criterios de indexación para lograr la máxima homogeneidad entre todos los proyectos.

Tanto en las indexaciones públicas como en las privadas, buscamos una apariencia similar y la máxima calidad. Sin embargo, debes ser consciente de que la información obtenida no puede considerarse como evidencia, sino como una pista que conduzca a la fuente original de la manera más rápida y efectiva posible.

Acceso a las indexaciones

Inicialmente, publicábamos las indexaciones en la nube virtual del grupo, facilitando su acceso a cualquier persona interesada con tan solo un clic. Estas indexaciones corresponden a imágenes públicas disponibles en sitios web como familysearch.org.

Posteriormente, además de indexar imágenes públicas, comenzamos a trabajar con imágenes no accesibles en línea. Decidimos no publicar las indexaciones de estas imágenes privadas en la nube virtual del grupo. En su lugar, nos unimos al proyecto Genealogía España, donde alojamos las indexaciones de imágenes privadas de los proyectos que vamos completando en su buscador.