Inscripciones del Registro Civil 

Si necesitas solicitar un certificado de nacimiento, matrimonio o defunción en España, puedes hacerlo en el Registro Civil o Juzgado de Paz correspondiente al lugar donde se produjo el hecho.

El Registro Civil es el organismo encargado de la inscripción y gestión de los hechos vitales de las personas, como nacimientos, matrimonios y defunciones. Por su parte, un Juzgado de Paz es un órgano judicial con competencias limitadas a nivel municipal, aunque tienen funciones similares a las del Registro Civil.

¿Qué son los certificados de nacimiento, 

matrimonio y defunción?

Antes de comenzar, es importante saber qué es un certificado de nacimiento, matrimonio o defunción. Estos son documentos oficiales que acreditan el nacimiento, matrimonio o defunción de una persona y son necesarios para realizar diferentes trámites legales, pero también son muy relevantes para llevar a cabo una investigación genealógica.

En un registro de nacimiento se pueden encontrar datos como el nombre completo del nacido, el lugar y su fecha de nacimiento, el sexo, el nombre de los padres y abuelos, sus naturalezas, estado civil, su domicilio y en ocasiones sus profesiones. 

En un registro de matrimonio se recoge información sobre los contrayentes, como sus identidades, su naturaleza, estado civil, filiación, profesión, la fecha, lugar y tipo de matrimonio, y la información sobre los testigos y el oficiante. 

En un registro de defunción se puede encontrar información sobre la persona fallecida, como el nombre completo, la fecha y lugar de fallecimiento, la edad, el estado civil y la causa de la muerte. También suele constar la identidad del cónyuge y a veces, incluso información sobre sus hijos, algo muy interesante para confirmar lo ya investigado. Habitualmente también aparece la identidad de los testigos y el lugar donde recibirá la sepultura.

Pasos para solicitar un certificado

Estos certificados son esenciales para cualquier investigación genealógica. 

Puede ser un proceso confuso para aquellos que no están familiarizados con él, pero realmente es un trámite sencillo, aunque es importante seguir los pasos adecuados para que resulte efectivo.

1. Identifica el Registro Civil o Juzgado de Paz correspondiente

Lo primero que debes hacer es identificar y localizar el Registro Civil o Juzgado de Paz correspondiente al lugar donde tuvo lugar el nacimiento, matrimonio o defunción. Puedes hacerlo a través de la página web del Ministerio de Justicia o preguntando en el ayuntamiento de la localidad correspondiente.

Consulta la tabla de consultas llamada Partidos Judiciales, Registros Civiles y Juzgados de Paz en la provincia de Almería para encontrar los datos de contacto de cualquiera de ellos.

2. Prepara la información necesaria

Una vez identificado el Registro Civil o Juzgado de Paz correspondiente, es necesario preparar la documentación necesaria para solicitar el certificado. 

Cada entidad puede tener requisitos específicos para la realización de la solicitud, por lo que es importante verificar antes cuál es el procedimiento en cada caso.

Por lo general, se requiere el DNI o NIE de la persona interesada y, en algunos casos, también es necesario presentar el libro de familia. Si eres el propio interesado o uno de sus descendientes directos, no necesitarás acreditar nada más. Si no eres el interesado o un descendiente directo, deberás acreditar tu interés legítimo en la solicitud.

No olvides comprobar toda la documentación necesaria para evitar pérdidas de tiempo y errores evitables.

3. Solicita el certificado

Una vez que tengas toda la documentación preparada, debes solicitar el certificado en el Registro Civil o Juzgado de Paz correspondiente. Puedes hacerlo de forma presencial o a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia.

Si decides realizar el trámite de manera presencial, hazlo en horario de atención al público para evitar aglomeraciones y esperas innecesarias.

Podrás recoger tu certificado presencialmente en el Registro Civil o Juzgado de Paz donde lo hayas solicitado, o pedir que te lo envíen por correo postal o electrónico.

Una vez que hayas recibido el certificado, revisa detenidamente la información para asegurarte de que es correcta y no hay errores que puedan afectar a su validez.

Si lo prefieres, puedes realizar la solicitud a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia, el cual es gratuito y se puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo que te permitirá ahorrar tiempo y evitar desplazamientos.

Para hacer ese trámite a través de la página web del Ministerio de Justicia, visualiza los videos que encontrarás a continuación y haz clic en el formulario que te interese para acceder directamente al lugar donde deberás rellenar tus datos y los de la persona cuyo certificado solicitas. Una vez completados los datos, recibirás un e-mail de confirmación y deberás esperar no más de 10 días hábiles para recibirlo en tu dirección postal, o si lo has solicitado previamente, por correo electrónico.

Dificultades e impedimentos en la solicitud de certificados

Uno de los principales problemas que puede encontrar un genealogista al solicitar un certificado es la falta de información precisa sobre el registro de la persona en cuestión. Para intentar subsanar el desconocimiento de esos datos es conveniente acudir a los archivos históricos o eclesiásticos, donde a veces se conservan otros registros con información relevante.

Otro problema común es la pérdida o destrucción de los libros del Registro Civil debido a catástrofes naturales, guerras u otras causas. En estos casos, es posible solicitar una certificación negativa que acredite la imposibilidad de encontrar el registro. Con ese certificado negativo no tendrás que volver a buscar esa inscripción.

Para solicitar un certificado al Registro Civil es necesario contar con los datos necesarios para la identificación del hecho registrado. Los Registros Civiles y Juzgados de Paz no pueden proporcionar información sobre terceros sin su consentimiento, excepto en casos excepcionales previstos por la ley. El “interés legítimo” es un término jurídico utilizado para referirse a una situación en la que una persona tiene un interés directo y concreto en obtener información. Para obtener el certificado de una persona fallecida, es posible demostrar ese interés legítimo, como es el caso de una investigación genealógica.

Preguntas frecuentes

¿Es necesario acudir al Registro Civil o Juzgado de Paz personalmente para solicitar el certificado?

No, en la mayoría de los casos es posible realizar la solicitud a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia o contactando directamente con el Registro Civil o Juzgado de Paz por vía telefónica, correo electrónico, Fax o correo postal.

¿Cuánto tiempo tarda en estar listo el certificado?

El plazo para la emisión del certificado puede variar según el Registro Civil o Juzgado de Paz correspondiente, pero por lo general suele ser de entre 3 y 10 días hábiles.

Si pasado ese periodo de tiempo no has recibido tu certificado, no esperes más. Contacta cuanto antes con ese Registro Civil o Juzgado de Paz para que te informen sobre la situación en la que se encuentra tu petición.

Algunas veces los correos electrónicos enviados a los Registros Civiles, ya sea desde la web del Ministerio de Justicia o los que envíes directamente a un Registro Civil o Juzgado de Paz concreto, pueden irse a la bandeja del correo no deseado (spam), o tal vez estén en su bandeja de entrada sin ser leído.

Para controlar en todo momento en que estado se encuentra tu solicitud es recomendable hacer un seguimiento. Si envías tu petición directamente a un Registro Civil, pídeles en ese e-mail que te confirmen la recepción de este. Si no te responden antes de dos días hábiles, confirmando la recepción, empieza a preocuparte y no esperes más tiempo para contactar con ellos por vía telefónica pidiéndoles una explicación.

No hagas lo que hacen la mayoría de los genealogistas, esperar eternamente a que se acuerden de ellos. Cuando un Registro Civil o Juzgado de Paz no te envía el certificado en el plazo máximo de 10 días hábiles, es una señal de que algo no va bien. 

¿Qué pasa si hay un error en el certificado?

Si detectas un error en el certificado, debes contactar con el Registro Civil o Juzgado de Paz correspondiente para solicitar una rectificación. Para ello te requerirán una serie de documentos oficiales que deberás presentar junto a tu solicitud de rectificación de datos erróneos y tener paciencia, porque la rectificación puede tardar muchos meses en hacerse efectiva.

¿Es fiable la información que aparece en los certificados?

La información recogida en los registros civiles es bastante fiable, aunque pueden existir errores o imprecisiones, especialmente en los registros más antiguos.

En sus comienzos, alrededor del año 1871 y hasta pasado el primer tercio del siglo XX, los empleados del Registro Civil no solían comprobar la información aportada por el declarante sobre un nacimiento, un matrimonio o una defunción, por lo que en ocasiones la información puede ser inexacta o contradictoria.

Sin embargo, a medida que se fue desarrollando la institución, se establecieron medidas para garantizar la veracidad de la información. En la actualidad, la información proporcionada debe ser verificada con documentos que acrediten su certeza, como el Documento Nacional de Identidad (DNI) o el libro de familia.

Es importante tener en cuenta que los registros civiles son una fuente primaria de información, es decir, la información proporcionada es de primera mano. Sin embargo, pueden existir equivocaciones debido a errores en la transcripción, omisiones o datos incompletos proporcionados por los declarantes. Por lo tanto, es recomendable contrastar la información recogida en los registros civiles con otras fuentes de información, como los registros parroquiales, los archivos históricos o los testimonios de familiares. De esa manera, se pueden corregir y completar los datos proporcionados por los registros civiles.

¿Se puede solicitar un certificado de nacimiento, matrimonio o defunción de otra persona?

Sí, es posible solicitar un certificado de nacimiento, matrimonio o defunción de otra persona, si ya es difunta y se acredita un interés legítimo.

El artículo 28 del Real Decreto 1708/2011, regulador del régimen de acceso al Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos, permite con el apartado 2° el acceso a los documentos con datos personales que puedan afectar a la intimidad de las personas cuando hayan transcurrido 25 años desde su fallecimiento.

El apartado 3° del citado artículo 28, permite “El acceso a documentos que contengan datos nominativos o meramente identificativos de las personas que no afecten a su seguridad o su intimidad, será posible cuando el titular de los mismos haya fallecido o cuando el solicitante acredite la existencia de un interés legítimo en el acceso. A estos efectos, se entenderá que poseen interés legítimo quienes soliciten el acceso para el ejercicio de sus derechos y los investigadores que acrediten que el acceso se solicita con una finalidad histórica, científica o estadística.”

Conviene aclarar que, pese a la excusa que suelen poner los Archivos y Registros Civiles para no satisfacer las solicitudes, la normativa reguladora de la protección de datos personales (RGPD y LO 3/2018) excluye de su ámbito de aplicación a los datos de las personas fallecidas.

Como complemento a lo citado anteriormente, el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de esos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos, RGPD), que constituye la norma de cabecera en materia de Protección de Datos, aclara en su Considerando (27), que quedan excluidas de la protección de datos personales los correspondientes a las personas fallecidas, en los siguientes términos:

“El presente Reglamento no se aplica a la protección de datos personales de personas fallecidas. Los Estados miembros son competentes para establecer normas relativas al tratamiento de los datos personales de estas”

. Por su parte, el artículo 2.b de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD), especifica que:

“2. Esta ley orgánica no será de aplicación: b) A los tratamientos de datos de personas fallecidas, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 3”; limitándose el citado artículo 3 al posible ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y supresión, por parte de los herederos, a fin de facilitar el borrado en internet de los perfiles como Facebook o Instagram, pertenecientes a personas fallecidas.

Estos argumentos, unidos a la normativa reguladora de acceso a los archivos históricos, deberían ser suficientes para que te concedan el acceso.

La ocultación o impedimento al acceso supone también una vulneración de la normativa reguladora de la transparencia administrativa, contenida en la Ley 19/2013.

Si una solicitud de certificado es rechazada, se puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) o ante el juez encargado del Registro Civil o Juzgado de Paz correspondiente.

¿Cuánto cuesta solicitar un certificado de nacimiento, matrimonio o defunción?

La obtención de certificados del Registro Civil en España es gratuita. Existen muchas páginas web de asesorías o gestorías en Internet ofreciendo esos certificados a un precio nada popular, que puedes evitar, si eres tú quien realiza el trámite directamente en la página web del Ministerio de Justicia. No te llevará más de 10 minutos rellenar el formulario de la solicitud y te ahorrarás unos cuantos euros.

En resumen… En España, los certificados de nacimiento, matrimonio y defunción pueden ser solicitados en el Registro Civil o Juzgado de Paz correspondiente al lugar donde se produjo el hecho. Estos documentos son esenciales para cualquier investigación genealógica y son necesarios para realizar diferentes trámites legales. Para solicitarlos, es importante identificar el Registro Civil o Juzgado de Paz, preparar la documentación necesaria y hacer la solicitud, ya sea de forma presencial o a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia. Revisar detenidamente la información del certificado recibido es fundamental para asegurarse de que no hay errores que puedan afectar a su validez.