Esta herramienta es una guía electrónica y directorio de archivos que permite a los ciudadanos la localización inmediata de los archivos existentes, así como los fondos y colecciones que custodian y los servicios que estos prestan. 

Además, está ideada para la conservación y difusión del patrimonio documental y su defensa frente a la expoliación. 

El Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, a través de la Subdirección General de los Archivos Estatales, ha venido desarrollando esta labor desde los años 60, ampliando su alcance a otros países del ámbito hispano. 

El conocimiento preciso del patrimonio documental y de los sujetos que lo custodian favorecerá una mayor protección de este y el desarrollo de políticas archivísticas acertadas. 

Así mismo, la difusión de datos básicos sobre los fondos documentales existentes contribuirá a orientar a los investigadores y ciudadanos en general en su búsqueda de fuentes primarias de información.

El “Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica” no es una herramienta en línea que te permita buscar documentos de tus antepasados, sino archivos históricos de España y países de habla hispana. 

Esta base de datos es una excelente opción para aquellos que están realizando una investigación genealógica, ya que contiene información sobre los fondos documentales de los archivos, así como sus datos de contacto por poder dirigirse a ellos y preguntarles sobre los detalles que necesites saber sobre su catálogo o inventario.

Este Censo-Guía es fácil de usar. Primero, accede a su página web y a continuación, sigue los siguientes pasos:

Paso 1: Selecciona que tipo de búsqueda es la más interesante para ti

En la página de inicio, encontrarás varias opciones de búsqueda:

• Por directorio de Archivos

• Por mapa

• Por fondos documentales

• Por autoridades

Puedes utilizar la que mejor te sirva, en todas ellas hay un formulario de búsqueda, pero la más utilizada es la primera (por directorio de Archivos).

Dentro de esa opción de búsqueda puede ser muy interesante usar la búsqueda sencilla donde puedes introducir el nombre del pueblo o ciudad donde quieres investigar y obtendrás una lista de los archivos de esa zona.  

Si por ejemplo se quiere saber que archivos existen en Cuevas del Almanzora (Almería) se puede introducir ese nombre en el campo de Búsqueda general y aparecerán los archivos de esa población.

Paso 2: Selecciona el archivo que te interese y accede a su información

Una vez que hayas seleccionado el archivo concreto de un pueblo o ciudad, se mostrará su información.

Si del que interesa conocer su contenido es el primero (Archivo municipal) solo hay que clickar en él y mostrará su información.

Paso 3: Accede al Cuadro de clasificación del archivo

Una vez que tengas ante ti la página de ese archivo que te interesa, accede al Cuadro de clasificación. En él podrás ver todo lo que conservan y solo tendrás que valorar que información puede ser relevante para tu investigación genealógica.

Paso 4: Busca la página web del archivo o contacta con ellos

En este Censo Guía también encontrarás los datos de contacto del archivo y en ocasiones una dirección web. 

La página de información del archivo proporciona detalles sobre cómo acceder en persona, incluyendo su ubicación, su horario de apertura y las normas de acceso. 

La información del cuadro de clasificación que ofrece esta herramienta suele ser bastante superficial, por lo tanto, es conveniente contactar con ellos para poder preguntarles lo que necesites saber sobre su fondo documental.

Algunos archivos también ofrecen servicios de búsqueda en línea de documentos digitalizados, aunque en la mayoría de ellos solo encontrarás una descripción de los documentos para que, si consideras que pueden ser de algunos de tus antepasados, puedes solicitar copias impresas o digitales. Consulta o pregunta sobre los servicios en línea disponibles y sobre la posibilidad de solicitar copias de documentos.