Organización de archivos en el ordenador

Si todavía no lo has hecho, no demores más ese proceso porque cuanto más avanzado se encuentre tu estudio, más complicado te resultará reorganizarlo todo de nuevo.

Antes de iniciar el camino genealógico es importante elaborar un esquema sobre cómo se quiere organizar/ordenar toda la información que se va a ir generando de manera progresiva.

Una vez diseñada la estructura y el orden de todo lo que se encuentre, únicamente se debe colocar cada cosa en su lugar correspondiente, manteniendo ese hábito para siempre.

Además de intentar tenerlo todo bien ordenado, es muy fundamental tenerlo todo bien identificado y seguir un criterio coherente para nombrar los archivos, dependiendo de su contenido.

Diseña un sistema de organización que te funcione y ubica coherentemente tus cosas conforme las vayas obteniendo, para que no tengas demasiado trabajo más adelante.

Como ya sabrás, las rutas de las carpetas de Windows tienen un límite de 260 caracteres, con lo cual, si las descripciones de las carpetas y los archivos son muy largas, pronto te quedarás sin poder alargar el árbol de carpetas en tu sistema operativo. Cuando tu ruta sobrepasa ese límite, Windows te avisa con un mensaje similar al de la Figura 1.

Para evitar ese inconveniente de este sistema operativo, la mejor opción es hacer descripciones muy cortas en los nombres de los archivos y carpetas, y describir su contenido en los metadatos de los Comentarios que se encuentran en las “Propiedades”, colocando el ratón encima del archivo y “clicando” en él con el botón derecho.

Por defecto aparecerá la pestaña “General” (Figura 2A), así que deberás acceder a la pestaña “Detalles” (Figura 2B), para poder escribir la descripción de tu archivo en el cuadro de los “Comentarios”. Una vez finalizada tu descripción, clica en “Aceptar” 

Cuando guardes fotos y documentos en el ordenador, colócalos todos en un solo directorio. Usa siempre un sistema uniforme para nombrar los archivos. Una  manera eficiente para describir un documento puede ser esta:

aaaa.mm.dd – Tipo de hecho - Apellidos, nombre. Lugar, ddmmmaaaa Tipo de documento

Aquí un ejemplo:

• 1921.06.07 - D - Fernández Castillo, Pedro. Adra, 07jun1921 L

 en el que D=Defunción y L=Literal. 

Nacimiento podría ser N, Bautismo=B, Confirmación=CF, Matrimonio civil=M, Matrimonio eclesiástico=DS (Desposorio), Entierro=E, Padrón=P, Censo=C, Testamento=T, Esquela=EQ… Por supuesto, debes ser tú quien decida esas iniciales para que te resulte fácil asociarlas a cada tipo de hecho o evento.

Para el tipo de documento, este puede ser literal, extracto, transcripción, etc.

Algo a tener en cuenta muy aconsejable es utilizar un software genealógico en tu equipo sin sincronizarlo on-line, no confíes demasiado en que tu valiosa información alojada en cualquier plataforma genealógica tipo Ancestry, MyHeritage, Geneanet, etc sea accesible siempre que lo necesites. Las condiciones de esas compañías, aunque seas un cliente premium, pueden cambiar cualquier día y verte obligado a descargar toda la información que les enviaste. Llegado ese hipotético momento, quizás te plantees darte de baja en esa web y posiblemente no puedas hacer nada por impedir que “negocien” con toda la información que guardaron desde que te registraste.