Obtener certificados de nacimiento, 

matrimonio y defunción: 

El nuevo sistema informático y sus dificultades

En España, las oficinas del Registro Civil y Juzgados de Paz se rigen por las directrices establecidas por el Ministerio de Justicia, pero en ocasiones se puede tropezar con algún funcionario que no cumpla adecuadamente con sus responsabilidades. 

El éxito o fracaso de tus solicitudes dependerá en gran medida de la persona que te atienda.

Es frecuente encontrar quejas en foros y grupos especializados en genealogía sobre la falta de respuesta a las solicitudes realizadas e incluso por los impedimentos que se les presentan ocasionalmente.

En el año 2021, el Ministerio de Justicia implementó un nuevo sistema informático para el procesamiento de solicitudes de certificados de nacimiento, matrimonio y defunción. 

Este sistema fue introducido inicialmente en Madrid y Barcelona, con la intención de extenderlo posteriormente al resto de España. Sin embargo, esta actualización ha generado ciertas dificultades y obstáculos para aquellos que necesitan obtener dichos certificados.

Introducción al nuevo sistema informático

El nuevo sistema informático ha traído consigo cambios significativos en el proceso de solicitud de certificados. 

Anteriormente, las solicitudes realizadas a través de la sede electrónica tenían un campo opcional donde se preguntaba la finalidad de la solicitud. 

En la actualidad este campo se ha convertido en obligatorio, lo que requiere que los solicitantes proporcionen una finalidad válida para la solicitud.

La dificultad de obtener certificados de terceros

Una de las principales complicaciones surgidas con el nuevo sistema es la solicitud de certificados de terceros. 

Cuando se marca la opción de que el certificado solicitado es de otra persona distinta al solicitante, se añade un campo adicional al final del formulario.

En este campo, se requiere adjuntar algún documento que demuestre un interés legítimo en la obtención del certificado.

Esta medida ha sido implementada para garantizar la privacidad y seguridad de los datos personales, pero para los genealogistas es un contratiempo que le requiere más tiempo a la hora de complementar el formulario.

Al mismo tiempo, parece algo incomprensible porque los certificados solicitados son de personas ya fallecidas, que teóricamente perdieron el derecho a la protección de sus datos.

Restricciones para la investigación genealógica

Antes de la llegada del nuevo sistema, las solicitudes para fines genealógicos era uno de los pocos motivos para rechazar una solicitud. 

Ahora el Registro Civil hace hincapié en el interés legítimo, lo que dificulta aún más la obtención de certificados para aquellos que desean llevar a cabo investigaciones genealógicas. 

Incluso aquellos que se dedican profesionalmente a solicitar certificados para sus clientes se ven afectados por estas restricciones.

Respuestas a las solicitudes denegadas

Muchos investigadores se han encontrado con respuestas negativas a sus solicitudes debido al requisito del interés legítimo. 

Las respuestas oficiales de la Oficina Virtual DICIREG establecen que, de acuerdo con el artículo 15.3 de la Ley 20/2011 de 21 de julio, del Registro Civil, el acceso a certificados de defunción por parte de terceros distintos de hijos, cónyuges o parejas de hecho de la persona inscrita requiere la autorización por escrito de los hijos, cónyuges o parejas de hecho, acompañada de su DNI, así como la acreditación del interés legítimo mediante la documentación correspondiente.

Dificultades futuras y recomendaciones

La dificultad para obtener certificados en el Registro Civil está aumentando de manera progresiva. 

Además, el hecho de que este organismo no contemple la digitalización y difusión en línea de su fondo documental dificulta aún más las investigaciones futuras. 

Es evidente que las solicitudes realizadas a través del formulario en línea del Ministerio de Justicia son más complejas debido a la aplicación del nuevo sistema. Por lo tanto, se recomienda evitar esta vía y optar por efectuar las solicitudes por correo electrónico, fax o vía telefónica siempre que sea posible.

Cómo obtener una respuesta del Registro Civil

Afortunadamente, en la mayoría de los Registros Civiles y Juzgados de Paz todavía no contemplan el interés legítimo de una manera tan rigurosa.

Para lograr que estos respondan a las peticiones tramitadas en línea o mediante otras vías, es recomendable seguir los siguientes pasos:

1. Solicitud de certificados a través de la web del Ministerio de Justicia

Si solo aceptan tu solicitud a través de esa página web, es importante tomar buena nota de la dirección de correo electrónico del remitente que aparecerá en la confirmación de la recepción de tu petición. 

No olvides adjuntar algún documento que te vincule con la persona, ya fallecida, sobre la que pides su certificado de cualquier hecho vital para que no denieguen tu petición.

Si han transcurrido 15 días y no has recibido el certificado en tu bandeja de entrada o en tu domicilio, debes enviar un correo electrónico solicitando que te informen sobre el estado de tu solicitud.

Si no recibieras respuesta a ese correo electrónico de confirmación de recepción, no debes esperar más de 24 horas después de tu envío, para hacer una llamada telefónica al número que ya deberías haber obtenido con antelación.

En muchas ocasiones, los correos electrónicos no son leídos o, en caso de serlo, no se marcan como pendientes o no son guardados en una carpeta específica.

También es posible que tu e-mail haya sido filtrado automáticamente como "spam" o que el funcionario lo haya eliminado accidentalmente. 

Si no utilizas un rastreador de correos electrónicos, no sabrás si tu mensaje ha sido recibido y abierto. Por lo tanto, es recomendable solicitar una confirmación de recepción.

2. Solicitudes a los Juzgados de Paz

En el caso de los Juzgados de Paz, a los cuales no es posible actualmente enviar una solicitud a través de la página web del Ministerio de Justicia, será necesario obtener su dirección de correo electrónico y número de teléfono, poniéndose en contacto con el Ayuntamiento, ya sea por teléfono o por correo electrónico. 

Una vez que hayas obtenido esos datos de contacto, podrás enviar tu petición por e-mail o por vía telefónica, aunque es mejor utilizar la primera opción porque así queda todo por escrito. 

La buena noticia de emplear un medio diferente a la vía en línea es que es probable que no te pidan documentación para demostrar tu relación familiar con la persona sobre la que solicitas un certificado.

Por lo general, cuando se logra hablar por teléfono con la persona encargada de tramitar el certificado, este suele ser enviado en cuestión de pocas horas o días. 

Desde hace poco tiempo, las solicitudes enviadas a través de la página web del Ministerio de Justicia ofrecen la opción de recibir el certificado por correo electrónico. Anteriormente, solo era posible recibirlo por correo postal, lo que implicaba demoras significativas. 

Recibir los certificados en formato digital te ahorrará tiempo si tu intención es guardarlos en el ordenador o en la nube. En caso de que también desees tener una copia en papel, solo tendrías que imprimirlos y archivarlos en el carpesano correspondiente.

3. Responder a excusas “disuasorias”

En el caso de que se te presenten excusas con el objetivo de disuadirte de tu intento, es importante ser exigente. 

Puede que te argumenten que hay escasez de personal, pero es un servicio público y, por lo tanto, deben satisfacer todas las solicitudes mínimamente coherentes. 

Algunos Juzgados de Paz incluso pueden utilizar como excusa que se requiere una autorización del Juzgado Cabeza de partido al que están subordinados para poder satisfacer su solicitud. 

Esta excusa insólita carece de sentido, porque estos tienen competencia suficiente para emitir sus propios certificados de nacimiento, matrimonio y defunción.

Lógicamente, tu nivel de exigencia debe ser proporcional a la información que aportes. No puedes exigir lo mismo cuando les des nombres, apellidos y fechas exactas que cuando les pidas que busquen a tus antepasados en un periodo de tiempo determinado.

Recuerda que los certificados del Registro Civil y el Juzgado de Paz en España son públicos y gratuitos, pero no están ideados para hacer investigaciones.

Siguiendo estos pasos y mostrando determinación en tus solicitudes, aumentarás la probabilidad de recibir una respuesta satisfactoria de estos organismos.

Para solucionar la dificultad de no contar con datos exactos de tus antepasados y hacer un seguimiento de tus solicitudes, puedes seguir los siguientes consejos:

• Utilizar el índice de los libros de registro: Muchos libros cuentan con un índice al comienzo o al final que permite buscar por apellidos. Pídeles que los consulten para facilitar la búsqueda cuando no puedas proporcionar la fecha exacta del evento.

• Búsqueda por rangos de años: Si no encuentran el registro en un libro específico, evita pedir al funcionario que realice una búsqueda en un largo periodo de años. Es mejor solicitar una búsqueda en un rango de unos dos años, que un espacio de tiempo más amplio. Si no aparece en ese periodo, espera varios meses y luego envía otra solicitud para un rango diferente de dos años. 

Por ejemplo, si buscas el nacimiento de un antepasado entre 1875 y 1885, comienza solicitando la búsqueda entre 1875 y 1876, y continúa ampliando el rango en cada solicitud posterior.

• Ley de Protección de Datos: Algunos funcionarios pueden mencionar la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) como excusa para no proporcionarte información. Sin embargo, para las personas fallecidas no existe una protección legal de datos. Infórmate sobre las limitaciones de la ley y asegúrate de que no afecte a tus solicitudes en los Registros Civiles y Juzgados de Paz.

• Conoce el contenido documental de los archivos: Antes de hacer una solicitud, es importante conocer qué tipo de registros se encuentran en el archivo al que te diriges. Esto te ayudará a dirigir tus solicitudes de manera más efectiva.

• Comunícate con la persona correcta: Asegúrate de contactar con la persona encargada de realizar la búsqueda y enviarte el certificado. No pierdas tiempo dirigiéndote a personas que no están a cargo de ese servicio.

• No menciones fines genealógicos: Si no te preguntan por el motivo de tu solicitud, evita mencionar que es para un estudio genealógico. La palabra genealogía puede causar un rechazo por parte de los empleados. Si te lo solicitan, inventa cualquier otro motivo.

• No te desanimes y mantén un registro de tus solicitudes: Si no encuentras a tu antepasado en un primer intento, no te rindas. Puede haber diferentes razones para no encontrar el registro, como por ejemplo, no disponer de la información correcta. 

Lleva un registro detallado de tus solicitudes y conversaciones de todos los Archivos con los que te comuniques.

Recuerda que estos consejos son una estrategia rigurosa que ha funcionado para muchos, pero es posible que debas adaptarla a tus necesidades concretas. 

Diseña tu propio plan de acción y mantente actualizado sobre los posibles cambios en los procedimientos de solicitud.

Y nunca lo olvides… La investigación genealógica requiere mucha paciencia, dar pasos correctos para ir bien encaminado, ser respetuosos y educados con quienes deben intervenir en tu proceso y dedicar mucho tiempo a tu estudio.

Conclusión

El nuevo sistema informático implementado por el Ministerio de Justicia para las solicitudes de certificados de nacimiento, matrimonio y defunción ha generado dificultades adicionales para aquellos que necesitan obtenerlos. 

El requisito del interés legítimo y la necesidad de proporcionar una justificación adecuada han complicado el proceso y han afectado particularmente a aquellos que realizan investigaciones genealógicas. 

Con la falta de digitalización y acceso en línea a los Registros Civiles, las dificultades para obtener certificados en el futuro pueden aumentar aún más.

Si sigues las recomendaciones indicadas en esta publicación, podrás conseguir que algunos Registros Civiles y Juzgados de Paz acepten tus peticiones tramitadas por correo electrónico, Fax o a través de la línea telefónica.